Kaedah Doktor Dalam Pengurusan Pentadbiran Bermasalah

Dalam proses rawatan,doktor mesti mempelajari sejarah perubatan pesakit.

Mengesan tanda-tanda penyakit,

Membuat pemeriksaan fizikal dan melakukan apa ujian makmal yang difikirkan perlu.

Semua maklumat ini dikumpulkan dan satu demi satu penyakit serta kemungkinan yang difikirkan tidak berkaitan akan digugurkan.

Ujian tambahan mungkin dilakukan.

Inilah cara mengenal pasti penyakit supaya rawatan yang betul dapat dilakukan.

Sumber : Petikan Buku Doktor Umum Memoir Tun Dr Mahathir bin Mohamad.

Betul seperti kata Tun M dalam bukunya Doktor Umum (Memoir Tun Dr Mahathir Mohamad) beliau menggunakan kaedah rawatan doktor dalam menyelesaikan isu politik dan pentadbiran pada zaman pemerintahannya sebagai Perdana menteri.

Bolehkan kaedah ini digunakan dalam pengurusan pentadbiran ?

Sebenarnya kaedah doktor merawat penyakit seperti yang diterapkan dalam bidang perubatan boleh digunakan dalam pengurusan pentadbiran yang bermasalah dengan melakukan beberapa sebab yang munasabah.

Pendekatan ini menekankan pentingnya diagnosis awal, rawatan berterusan dan penglibatan semua pihak dalam proses pengurusan.

Berikut adalah 3 perkara yang boleh digunakan dalam menangani dan mengatasi masalah dalam organisasi.

 

1.Pendekatan Berasaskan Bukti

Dalam perubatan kaedah berdasarkan bukti sangat penting untuk memastikan rawatan yang diberikan adalah sesuai dan efektif.

Dalam konteks pengurusan pentadbiran data dan analisis digunakan untuk mengenal pasti masalah dan merancang intervensi yang sesuai dan berkesan.

Dalam bidang perubatan doktor menggunakan data kesihatan untuk merawat pesakit.

Dalam pengurusan pentadbiran pengurus juga wajib menggunakan data (Data Driven) untuk memahami isu dalam organisasi.

Penggunaan data membolehkan  mereka merumus strategi penyelesaian yang tepat dan berkesan.

 

2.Penglibatan pihak berkepentingan (StakeHolder)

 

Dalam bidang perubatan melibatkan waris dalam proses penjagaan pesakit adalah amat penting.

Kaedah ini  juga boleh diterapkan dalam pengurusan pentadbiran dengan melibatkan semua pihak  berkepentingan dalam proses membuat keputusan.

Semua Ketua Unit diberi penerangan terperinci kenapa proses dan tindakan ini perlu dilakukan.

Berikan maklumat yang mencukupi dan melibatkan mereka dalam setiap perbincangan.

Dengan cara ini pengurus dapat meningkatkan komitmen dan kepuasan pihak yang terlibat sama seperti pesakit yang lebih bersedia untuk mematuhi arahan rawatan apabila mereka memahami proses dan tujuannya.

 

3.Penekanan pada Pencegahan dan Promosi Kesihatan

 

Konsep pencegahan dalam perubatan seperti saringan awal untuk mengesan penyakit boleh diterapkan dalam pengurusan pentadbiran.

Pengurus mengenal pasti masalah dan mengambil tindakan segera sebelum ia menjadi lebih kritikal.

Ini termasuk melakukan penilaian berkala  terhadap proses dan sistem dalam organisasi untuk mengenal pasti potensi masalah dan mengambil langkah pencegahan yang sesuai.

Gunakan kaedah POLC ,SMART  dan PDCA dalam pengurusan organisasi.

 

AKRONIM POLC	KETERANGAN	CONTOH
Planning (Perancangan)	1.Tetapkan matlamat dan objektif yang jelas   2.Tentukan tindakan untuk mencapai matlamat dan objektif.   3.Libatkan semua pihak dalam proses perancangan untuk mendapatkan idea, pandangan dan data	Sebuah syarikat menetapkan matlamat  meningkatkan jualan sebanyak 30% dalam setahun.   Dalam proses perancangan, mereka akan menganalisis pasaran.   Mengenal pasti strategi pemasaran yang sesuai   Menetapkan anggaran untuk pelaksanaan kempen.
Organizing(Mengurus)	1.Susun struktur organisasi yang jelas.   2.Tetapkan tugas, tanggungjawab, dan had kuasa setiap unit.   3.Wujudkan mekanisme koordinasi yang berkesan antara unit.	Setelah perancangan selesai, organisasi membentuk pasukan pemasaran dengan menetapkan tanggungjawab setiap ahli.   Menyusun sumber yang diperlukan seperti bajet dan alat pemasaran untuk memastikan semua pihak tahu tugas mereka.
Leading(Kepimpinan)	1.Arahkan, bimbing, dan dorong kakitangan dengan bijaksana. 2.Menjadi pendengar aktif dan bantu selesaikan masalah kakitangan.   3.Tunjukkan kehadiran dan keterlihatan sebagai pemimpin dengan libatkan diri dalam mesyuarat unit dan lain-lain.	Pemimpin pasukan pemasaran mengadakan mesyuarat mingguan untuk memberi motivasi kepada ahli pasukan, mendengar maklum balas dan membincangkan kemajuan.   Pemimpin  berusaha untuk menyelesaikan sebarang konflik yang mungkin timbul dalam pasukan.
Controlling(Pengawalan)	1.Pantau pelaksanaan perancangan secara berterusan.   2.Nilai prestasi dan hasil yang dicapai.   3.Ambil tindakan pembetulan jika perlu untuk memastikan matlamat tercapai.	Organisasi memantau hasil jualan setiap bulan dan membandingkannya dengan matlamat yang telah ditetapkan.   Jika jualan tidak mencapai sasaran, analisis akan dibuat dan tindakan pembetulan segera dibuat  seperti menyesuaikan strategi pemasaran atau meningkatkan latihan untuk kakitangan.

 

 Kaedah SMART

 

AKRONIM SMART	KETERANGAN	CONTOH
SPECIFIC (Khusus)	Matlamat perlu jelas dan spesifik. Ini bermakna anda harus tahu dengan tepat apa yang ingin dicapai.	Contohnya, "Saya ingin meningkatkan jualan produk A" adalah terlalu umum.   Spesifik  "Saya ingin meningkatkan jualan produk A sebanyak 10% dalam suku tahun ini"
MEASURABLE(Boleh diukur)	Matlamat harus boleh diukur untuk menilai kemajuan. Ini membolehkan anda mengetahui sama ada anda berada di landasan yang betul untuk mencapai matlamat tersebut.	"Saya ingin mencapai 2,000 pengikut baru di Instagram dalam tiga bulan." Contoh: "Saya ingin menjana RM15,000 dalam jualan tambahan setiap bulan" memberikan ukuran yang jelas untuk dinilai.
ATTAINABLE(Mampu dicapai)	Matlamat perlu realistik dan boleh dicapai.   Ini bermakna anda harus mempertimbangkan sumber yang ada dan kemampuan anda sebelum menetapkan matlamat	"Saya akan melaksanakan dua kempen iklan berbayar setiap bulan."   "Saya ingin meningkatkan pengetahuan saya dalam pemasaran digital dengan mengikuti dua kursus dalam enam bulan"
RELEVANT(Sesuai)		"Meningkatkan penglibatan dalam media sosial akan membantu meningkatkan kesedaran jenama." Contoh: "Meningkatkan kemahiran kepimpinan saya untuk mempersiapkan diri bagi jawatan pengurus" adalah relevan jika anda bercadang untuk memohon jawatan tersebut.
TIME – BOUND(Batasan masa)	Setiap matlamat perlu mempunyai tempoh masa yang jelas untuk dicapai. Ini membantu anda untuk tetap fokus dan mengelakkan penangguhan.	"Saya ingin mencapai matlamat ini sebelum akhir bulan Disember." Contohnya, "Saya ingin menyelesaikan projek A dalam masa tiga bulan" memberikan batasan masa yang jelas.

 

Kelebihan kaedah POLC (Planning, Organizing, Leading, Controlling) dalam pengurusan adalah seperti berikut:

 

1. Struktur atau rangka kerja yang jelas

POLC memberikan rangka kerja yang jelas untuk pengurus dalam merancang dan melaksanakan tugas.

Dengan mengikuti setiap langkah POLC pengurus dapat memastikan bahawa semua aspek penting diurus dengan baik.

2. Peningkatan Kecekapan

 

Dengan perancangan yang teliti dan pengorganisasian yang berkesan, POLC membantu dalam mengoptimumkan penggunaan sumber. Ini mengurangkan pembaziran dan meningkatkan kecekapan operasi.

3. Penglibatan Kakitangan

 

Fasa kepimpinan dalam POLC mendorong penglibatan kakitangan dalam proses pengambilan keputusan. Ini meningkatkan motivasi dan komitmen mereka terhadap matlamat organisasi.

4. Pemantauan dan Penilaian

 

Fasa kawalan membolehkan pengurus untuk memantau kemajuan dan menilai hasil. Ini membantu dalam mengenal pasti masalah awal dan mengambil tindakan pembetulan sebelum isu menjadi lebih besar.

 

5. Penambahbaikan Berterusan

 

Dengan pendekatan sistematik yang ditawarkan oleh POLC, organisasi dapat melakukan penambahbaikan berterusan dalam proses dan hasil. Ini membolehkan mereka menyesuaikan diri dengan perubahan persekitaran dan keperluan pasaran.

 

6. Fokus pada Matlamat

 

POLC membantu organisasi untuk tetap fokus pada matlamat dan objektif yang telah ditetapkan. Ini memastikan bahawa semua usaha dan sumber diarahkan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

 Kaedah PDCA

Akronim PDCA	KETERANGAN	CONTOH
Plan	Kenal pasti masalah serta peluang penambahbaikan.   1.Tentukan objektif yang ingin dicapai. 2.Mengumpul data dan maklumat yang relevan untuk memahami isu yang dihadapi. 3.Merancang tindakan yang perlu diambil untuk mencapai objektif tersebut.	Dalam konteks pengurusan kualiti, organisasi mungkin merancang mengurangkan kadar kecacatan produk dengan mengenal pasti proses yang perlu diperbaiki.
Do	Laksana tindakan yang telah dirancang   1.Melaksanakan perubahan secara terkawal, sering kali melalui projek perintis. 2.Mengumpul data semasa pelaksanaan untuk analisis seterusnya.	Mengimplementasikan proses baru di barisan pengeluaran dan menguji keberkesanannya dalam mengurangkan kecacatan.
Check	Fasa ini melibatkan penilaian hasil daripada tindakan yang telah dilaksanakan. Dalam langkah ini, organisasi perlu:   1.Menganalisis data yang dikumpul semasa fasa "Do". 2.Membandingkan hasil yang dicapai dengan objektif yang telah ditetapkan.	Menilai kadar kecacatan produk telah berkurang selepas melaksanakan proses baru dan mengumpul maklum balas daripada pekerja.
Action	Berdasarkan hasil penilaian dalam fasa "Check", langkah terakhir adalah:   1.Mengambil tindakan berdasarkan analisis yang dilakukan. 2.Jika perubahan berjaya, standardkan proses baru dan integrasikannya ke dalam sistem pengurusan. 3. Jika tidak berjaya, kembalikan kepada fasa "Plan" untuk merancang semula.	Jika proses baru berjaya mengurangkan kecacatan, organisasi akan melaksanakan proses tersebut secara menyeluruh.  Jika tidak mereka akan menganalisis punca kegagalan dan merancang tindakan baru.

 

Kelebihan PDCA

1.Penambahbaikan Berterusan.

PDCA mendorong organisasi untuk sentiasa mencari cara untuk meningkatkan proses dan hasil.

2.Pengurangan Risiko.

Dengan menguji perubahan pada skala kecil sebelum pelaksanaan penuh, organisasi dapat meminimumkan risiko kegagalan.

3.Keputusan Berdasarkan Data.

PDCA menekankan pentingnya pengumpulan dan analisis data untuk membuat keputusan yang lebih baik.

Pendekatan ini membantu dalam mengurangkan risiko dan meningkatkan keberkesanan operasi.

Prinsip dalam bidang perubatan jika digunakan dalam pengurusan pentadbiran mampu meningkatkan kecekapan dan keberkesanan organisasi dan membantu pengurus menangani masalah yang timbul dengan berkesan.