Fungsi Mesyuarat

Mesyuarat adalah platform utama membincangkan,menyelaraskan,menyelesaikan dan membuat keputusan suatu perkara atau isu.

Mesyuarat berkesan apabila matlamat mesyuarat tercapai mengikut tempoh yang ditetapkan.

Perbincangan dan keputusan mesyuarat perlu dicatat dan diedarkan kepada semua ahli mesyuarat supaya tindakan susulan dapat diambil dan dipantau.

Minit mesyuarat berkualiti berasaskan fakta,padat,tepat dan jelas.

Mesyuarat juga berfungsi untuk mengawal aktiviti kewangan organisasi dan persatuan.

Pengerusi merupakan orang yang merancang mesyuarat.Beliau akan menentukan apa yang harus dibincangkan dalam mesyuarat,tarikh,masa dan tempat diadakan.

Pengerusi perlu meminta cadangan daripada ahli yang hadir mesyuarat lepas supaya Minit Mesyuarat yang lalu disahkan.

Jika Minit Mesyuarat itu telah diedarkan terlebih dahulu ia dianggap telah dibaca.

Kenapa mesyuarat penting ?

1.Saluran Komunikasi berkesan

Mesyuarat adalah platform semua ahli organisasi boleh berkongsi maklumat, perkembangan terkini, dan percambahan idea. Ini membantu dalam menyalurkan maklumat yang relevan kepada semua pihak yang berkepentingan.

 

2.Membuat Keputusan

Mesyuarat sering kali menjadi tempat membuat keputusan. Semua ahli  berkumpul untuk membincangkan isu-isu tertentu dan mencapai kata sepakat atau mengambil tindakan berdasarkan perbincangan tersebut.

 

3.Penyelesaian Masalah

Masalah yang timbul dalam organisasi boleh dibincangkan dan diselesaikan dalam mesyuarat. Semua ahli dapat memberikan pandangan dan mencari penyelesaian yang sesuai bagi mengatasi cabaran yang dihadapi.

 

4.Perancangan Strategik

Mesyuarat juga penting dalam merancang strategi serta langkah untuk mencapai matlamat organisasi jangka pendek dan jangka panjang. Ia adalah platform perancangan jangka masa panjang dibincangkan dan dirumuskan.

 

5.Pengukuhan interaksi sosial

Mesyuarat dapat membantu mengukuhkan hubungan semua ahli dalam organisasi. Mereka berpeluang untuk berinteraksi, berkongsi idea, dan bekerjasama untuk mencapai objektif bersama.

 

6.Pemerkasaan(Empowerment)tugas dan tanggungjawab

Dalam mesyuarat, tugas dan tanggungjawab boleh diserahkan kepada individu atau kumpulan yang sesuai. Ini membantu dalam menggalakkan akauntabiliti dan memastikan bahawa tugas dan projek dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

 

7.Penglibatan semua ahli.

Melalui mesyuarat semua ahli dapat merasa bahawa suara mereka didengar dan penting dalam proses membuat keputusan dan merancang masa depan organisasi.

 

Secara keseluruhan, mesyuarat adalah medium yang penting dalam pengurusan organisasi bagi membantu dalam penyampaian maklumat, membuat keputusan, menyelesaikan masalah,mengawal kewangan organisasi  dan merancang strategi untuk mencapai matlamat organisasi.

Definisi dan Fokus PDCA

Pengenalan

PDCA adalah singkatan bagi perkataan Plan, Do, Check, dan Act (Rancang, Buat, Semak, dan Bertindak).

Juga dikenali sebagai Kitaran Deming(diperkenal oleh pakar pengurusan bernama W.E Deming).

Ia merupakan kaedah pengurusan kitaran berterusan yang sistematik digunakan untuk meningkatkan proses, produk, atau perkhidmatan dalam sesuatu organisasi.

PDCA adalah pemecah masalah serta prinsip penting bagi peningkatan kualiti yang berterusan.

 

Kerangka PDCA

Konsep PDCA boleh difahami dan dilaksanakan dengan langkah-langkah berikut:

 

1.Plan (Rancang)

Kenal pasti masalah atau peluang untuk penambahbaikan.

Tetapkan matlamat yang jelas dan spesifik untuk penambahbaikan.

Kumpulkan DATA  yang relevan dan kenal pasti penyelesaian yang berpotensi.

Rancang langkah-langkah yang akan diambil untuk mencapai matlamat.

Bentuk satu pasukan kerja (Taskforce)untuk memeriksa dan mencari sebarang kemungkinan potensi keuntungan bagi penambahbaikan kepada   proses dan produk organisasi anda

 

 2. Do (Buat atau lakukan)

Implementasikan rancangan yang telah dibuat pada peringkat perancangan.

Jalankan proses atau tindakan mengikut rancangan yang telah ditetapkan.

Pastikan semua pasukan terlibat dan memahami tugas mereka.

 

3. Check (Semak)

Nilai hasil dari tindakan yang telah dilaksanakan.

Wujudkan satu tempoh percubaan untuk melihat prestasi atau hasil ujian serta perkembangannya.

Bandingkan hasil dengan matlamat yang ditetapkan pada peringkat perancangan.

Kenal pasti perbezaan antara hasil sebenar dengan yang dijangkakan.

Sekiranya di peringkat awal, penambahbaikan tersebut tidak dapat dicapai, anda perlu ubah semula proses tersebut agar objektif dapat dicapai.

4. Act (Bertindak )

Jika hasil memenuhi matlamat, kekalkan serta teroka perubahan baru.

Jika hasil tidak memenuhi matlamat, kenal pasti punca masalah dan cari penyelesaian untuk

buat penambahbaikan (Kaizen).

Terapkan perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan proses atau produk.

Mula semula kitaran PDCA dengan rancangan penambahbaikan baru.

 

Kesimpulan

Dengan mengikuti kitaran PDCA secara berterusan, organisasi dapat terus meningkatkan prestasi mereka, mengenal pasti masalah dengan cepat, dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai matlamat operasi.

Ini adalah pendekatan yang sangat fleksibel dan boleh dilaksanakan dalam pelbagai konteks, dari pengilangan hingga perkhidmatan, serta dari skala kecil. 

Strategi untuk menang

 Strategi bermaksud perancangan teliti dengan mengambil kira pelbagai  faktor berkesan bagi mencapai matlamat yang diingini.

Strategi untuk menang bergantung pada tujuannya sama ada dalam permainan, pertandingan atau situasi lain.

Berikut adalah strategi yang boleh digunakan bagi mencapai maksudnya.

1.Perancangan

Buatlah rancangan yang baik sebelum memulakan.

Kenal pasti matlamat anda dan tentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapainya.

 

2.Analisis Lawan

Ketahui kekuatan dan kelemahan lawan anda.

Dengan memahami lawan, anda boleh menyesuaikan strategi anda untuk memanfaatkan kelemahan mereka.

 

3.Fleksibiliti

Jadilah fleksibel dalam permainan anda.

Terkadang situasi berubah, dan anda perlu dapat menyesuaikan strategi anda mengikut keadaan.

 

4.Manfaatkan Kelebihan Anda

Kenal pasti kelebihan anda dan manfaatkan mereka sebaik mungkin.

Adakah itu kemahiran tertentu, sumber daya, atau keunggulan lain.

 

5.Konsistensi dan Ketekunan

Konsistensi dan ketekunan adalah kunci kepada kejayaan jangka panjang.

Teruskan usaha anda walaupun berhadapan dengan kesulitan.

 

6.Belajar dari Kegagalan

Jangan takut untuk gagal.

Gunakan kegagalan sebagai peluang untuk belajar dan meningkatkan strategi anda.

 

 

7.Kolaborasi

Jika mungkin, berkolaborasilah dengan orang lain yang mempunyai kebolehan atau pengetahuan yang berbeza.

Kolaborasi boleh memperluas wawasan anda dan meningkatkan peluang kemenangan.

 

8.Kawalan Emosi

Kawal emosi anda dengan baik.

Emosi yang tidak terkawal boleh mengganggu pembuatan keputusan dan membawa kepada kesilapan strategi.

 

9.Kemahiran Personaliti

Latihlah kemahiran yang diperlukan untuk mencapai matlamat anda dengan berkesan. Semakin baik anda menguasai kemahiran tersebut, semakin besar peluang anda untuk menang.

 

10.Penilaian dan Penyesuaian

Lakukan penilaian secara berkala strategi anda dan lihat apa yang berjaya dan apa yang tidak. Buat penyesuaian jika perlu untuk meningkatkan prestasi anda pada masa depan.

 

Ingatlah bahawa tidak ada strategi yang sesuai untuk semua situasi.

Penting untuk memilih dan menyesuaikan strategi anda mengikut keadaan dan matlamat anda secara khusus.