Strategi Hadapi Bos Toksik

Menghadapi bos toksik dalam organisasi adalah suatu cabaran yang memerlukan strategi dan pendekatan yang tepat.

Berikut adalah beberapa cara untuk mengurus situasi ini:

 

Kenali Ciri-Ciri Bos Toksik

Bos toksik sering menunjukkan ciri-ciri seperti:

1.Manipulatif

Mereka mungkin menggunakan taktik manipulasi untuk mendapatkan apa yang mereka inginkan.

2.Kurang Empati

Tidak menghargai perasaan atau pandangan orang lain menyebabkan suasana kerja yang tidak menyenangkan.

3.Sering Menyalahkan Orang Lain

Sering kali mereka akan menyalahkan pekerja atau orang bawahan atas kesilapan yang mereka lakukan sendiri.

 

Strategi Menghadapi Bos Toksik

 

1. Tetap Tenang dan Jaga Emosi

Ketika menerima kritik atau penilaian negatif penting untuk tetap tenang.

Jangan menunjukkan reaksi emosional yang dapat memperburuk situasi.

Ambil waktu sejenak untuk menenangkan diri sebelum menjawab kembali.

 

2. Tetapkan Sempadan dan mengambil sikap berhati-hati.

Mewujudkan sempadan yang jelas adalah penting untuk melindungi kesejahteraan mental anda.

Pastikan komunikasi dengan bos anda tetap ringkas dan profesional tanpa terlibat dalam perbualan emosional yang tidak perlu.

Anda perlu mengambil sikap berhati-hati dalam mengeluarkan kenyataan apabila berhadapan dengan bos.

 

 

 

3. Kenali Nilai Diri Sendiri

Ingatkan diri anda tentang pencapaian dan sumbangan anda kepada organisasi.

Ini membantu meningkatkan keyakinan diri dan mengurangkan kesan negatif dari tingkah laku bos toksik.

 

4. Cari Sokongan

Membangun rangkaian sokongan di luar interaksi dengan bos anda sangat penting.

Hubungi rakan sekerja atau mentor yang dapat memberikan perspektif dan sokongan tambahan.

 

5. Lapor kepada Pihak Pengurusan

Jika tingkah laku bos anda sudah melampaui batas dan menjejaskan kesejahteraan mental anda  jangan ragu untuk melaporkan masalah ini kepada pihak pengurusan atau sumber manusia.

 

6. Fokus pada Aktiviti Positif

Luangkan waktu untuk aktiviti di luar kerja yang membawa kegembiraan dan kepuasan seperti hobi atau bersenam.

Ini dapat membantu mengekalkan keseimbangan mental dan emosi anda.

 

7. Pertimbangkan Pilihan Lain

Jika situasi tidak menunjukkan tanda pemulihan mungkin sudah tiba masanya untuk mempertimbangkan peluang pekerjaan lain atau mencari cara untuk berpindah ke jabatan lain dalam organisasi.

 

Mengurus bos toksik memerlukan kesabaran dan ketekunan tetapi dengan strategi yang tepat anda dapat mengurangi kesan negatifnya terhadap kehidupan kerja anda.

Kenapa Berlaku Pengurusan Masa yang Lemah oleh Floor Manager ?

Pengurusan Masa yang Lemah oleh Floor Manager

Floor Manager yang mengalami kelemahan dalam pengurusan masa sering kali menghadapi kesukaran untuk menyelaraskan tanggungjawab dan tugasan harian mereka.

Antara isu yang dikenalpasti ialah floor manager tidak dapat menguruskan masa dengan cekap serta kerap tertangguh dalam membuat keputusan penting.

Berikut adalah beberapa sebab utama yang menyumbang kepada kelemahan ini:

1. Ketidakupayaan Menetapkan Keutamaan

• Gagal mengenal pasti tugasan yang paling penting dan mendesak.
• Menghabiskan masa untuk tugas kecil atau tidak penting, mengabaikan tugasan yang lebih kritikal.

2. Kurangnya Perancangan Harian

• Tiada jadual atau pelan kerja yang sistematik untuk menguruskan tugasan.
• Tidak menggunakan alat (tools) seperti jadual, kalendar atau sistem pengurusan masa yang lain.

3. Gangguan Berterusan

• Sering terganggu oleh perkara remeh seperti panggilan telefon, medsos,pertanyaan pekerja atau e-mel.
• Tidak mampu menapis atau menangguhkan gangguan untuk memberi fokus kepada tugasan penting.

4. Kecenderungan Menunda-nunda (Procrastination)

• Mengelak daripada membuat keputusan atau menyelesaikan tugasan yang dianggap sukar.
• Menunda kerja hingga saat akhir, menyebabkan tekanan dan kerja tidak berkualiti.

5. Beban Kerja yang Berlebihan

• Terlalu banyak tugasan yang perlu diuruskan tanpa sistem sokongan yang memadai.
• Tidak dapat mendelegasikan tugasan dengan berkesan kepada pekerja bawahan.

6. Kurangnya Kemahiran Pengurusan Masa

• Tidak terlatih dalam teknik pengurusan masa seperti matriks Eisenhower, teknik Pomodoro, atau pengurusan tugas melalui perisian.
• Kurangnya kesedaran tentang cara memanfaatkan waktu secara optimum.

7. Tidak Berupaya Menghadapi Tekanan Masa

• Tidak dapat mengawal emosi ketika berhadapan dengan tarikh akhir atau situasi mendesak.
• Tekanan menyebabkan mereka kehilangan fokus dan membazirkan masa.

8. Kegagalan Memantau dan Menilai Prestasi

• Tidak melakukan pemantauan terhadap tempoh masa yang diambil untuk menyelesaikan tugasan.
• Tidak belajar daripada kelewatan yang berlaku untuk memperbaiki sistem pengurusan masa.

Implikasi kepada Operasi

Pengurusan masa yang lemah oleh Floor Manager boleh memberi kesan negatif seperti:

• Penurunan produktiviti pasukan.
• Kelewatan dalam penghantaran produk atau perkhidmatan.
• Meningkatkan tekanan dalam pasukan dan menjejaskan moral pekerja.

Untuk mengatasi masalah ini, Floor Manager perlu dilatih dalam kemahiran pengurusan masa, dibimbing untuk menetapkan keutamaan dan digalakkan menggunakan teknologi untuk menyokong tugas harian mereka.

 

Pengurusan Mesyuarat Berkesan

Mengurus mesyuarat secara berkesan dan menjimatkan masa memerlukan perancangan yang teliti dan pelaksanaan yang disiplin. Berikut adalah beberapa langkah yang boleh diambil:

 

Sebelum Mesyuarat

 

1.Tetapkan Tujuan yang Jelas

Pastikan setiap mesyuarat mempunyai tujuan yang spesifik. Kenal pasti hasil yang diharapkan daripada mesyuarat tersebut.

 

2.Buat Agenda Terperinci

Sediakan agenda mesyuarat dengan butiran mengenai topik yang akan dibincangkan, masa yang diperuntukkan untuk setiap topik, dan siapa yang akan memimpin perbincangan bagi setiap topik.

Edarkan agenda kepada semua peserta sekurang-kurangnya sehari sebelum mesyuarat supaya mereka dapat membuat persediaan.

 

3.Pilih Peserta yang Berkaitan

Hanya jemput individu yang perlu berada dalam mesyuarat tersebut. Lebih sedikit peserta bermakna mesyuarat dapat dikendalikan dengan lebih cepat dan fokus.

 

4. Sediakan Bahan yang Diperlukan

   - Pastikan semua bahan yang diperlukan seperti laporan, dokumen, atau data telah disediakan dan diedarkan kepada peserta sebelum mesyuarat.

 

Semasa Mesyuarat

 

1.Mulakan dan Tamatkan Tepat pada Waktu

Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya dan berikan penekanan kepada disiplin masa. Berusaha untuk menamatkan mesyuarat dalam jangka masa yang ditetapkan.

 

2.Ikut Agenda

Pastikan perbincangan mengikuti agenda yang telah ditetapkan. Elakkan perbincangan yang menyimpang daripada topik yang ditetapkan.

 

3.Fokus kepada Penyelesaian

Arahkan perbincangan ke arah penyelesaian masalah dan keputusan. Elakkan perbincangan yang berlarutan tanpa hasil yang jelas.

 

4.Pengurusan Masa yang Berkesan

Tetapkan had masa bagi setiap topik dan patuhi had masa tersebut. Sekiranya perbincangan mengenai sesuatu topik memerlukan lebih banyak masa, buat keputusan sama ada untuk melanjutkan masa atau menjadualkan perbincangan lanjut di luar mesyuarat.

Waktu maksimum mesyuarat boleh berbeza bergantung kepada tujuan, kandungan, dan kepentingan mesyuarat tersebut. Namun, untuk memastikan mesyuarat tetap produktif dan peserta kekal fokus, terdapat beberapa panduan umum yang boleh diikuti:

1. Mesyuarat Harian atau Mingguan:
• Maksimum 1 jam: Mesyuarat harian atau mingguan sepatutnya pendek dan tepat. Sesi stand-up meeting (mesyuarat berdiri) biasanya berlangsung antara 15 hingga 30 minit.
2. Mesyuarat Bulanan atau Suku Tahunan:
• Maksimum 2 jam: Mesyuarat ini mungkin memerlukan lebih masa untuk membincangkan laporan prestasi, perancangan strategi, dan isu-isu penting lain. Jika diperlukan lebih masa, pertimbangkan untuk mengambil rehat atau membahagikan mesyuarat kepada beberapa sesi.
3. Mesyuarat Projek atau Penyelesaian Masalah:
• Maksimum 1.5 - 2 jam: Mesyuarat yang melibatkan perbincangan mendalam mengenai projek atau masalah tertentu boleh berlangsung lebih lama, tetapi pastikan ada rehat yang cukup jika mesyuarat melebihi 1 jam.
4. Mesyuarat Tahunan:
• 3 - 4 jam: Mesyuarat tahunan seperti Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) atau sesi perancangan strategik mungkin memerlukan lebih masa, tetapi harus diuruskan dengan rehat dan sesi interaktif untuk mengelakkan keletihan peserta.

 

5.Libatkan Semua Peserta

Pastikan setiap peserta mempunyai peluang untuk memberi pandangan mereka. Fasilitator mesyuarat perlu memastikan perbincangan tidak dikuasai oleh beberapa individu sahaja.

 

Selepas Mesyuarat

 

1.Ringkasan dan Tindakan Susulan

Sediakan ringkasan mesyuarat yang merangkumi keputusan yang telah dicapai, tindakan yang perlu diambil, dan siapa yang bertanggungjawab terhadap setiap tindakan.

Edarkan ringkasan ini kepada semua peserta secepat mungkin selepas mesyuarat.

 

2.Pantau Kemajuan

Pantau kemajuan terhadap tindakan susulan yang telah dipersetujui. Adakan perbincangan susulan jika perlu untuk memastikan semua tindakan dilaksanakan mengikut jadual.

 

3.Dapatkan Maklum Balas

Dapatkan maklum balas daripada peserta mengenai keberkesanan mesyuarat dan gunakan maklum balas tersebut untuk meningkatkan kualiti mesyuarat akan datang.

 

Dengan mengamalkan langkah-langkah ini, mesyuarat dapat diuruskan dengan lebih berkesan, produktif, dan menjimatkan masa.

Fungsi Mesyuarat berkesan

Mesyuarat adalah platform utama membincangkan,menyelaraskan,menyelesaikan dan membuat keputusan suatu perkara atau isu.

Mesyuarat berkesan apabila matlamat mesyuarat tercapai mengikut tempoh yang ditetapkan.

Perbincangan dan keputusan mesyuarat perlu dicatat dan diedarkan kepada semua ahli mesyuarat supaya tindakan susulan dapat diambil dan dipantau.

Minit mesyuarat berkualiti berasaskan fakta,padat,tepat dan jelas.

Mesyuarat juga berfungsi untuk mengawal aktiviti kewangan organisasi dan persatuan.

Pengerusi merupakan orang yang merancang mesyuarat.Beliau akan menentukan apa yang harus dibincangkan dalam mesyuarat,tarikh,masa dan tempat diadakan.

Pengerusi perlu meminta cadangan daripada ahli yang hadir mesyuarat lepas supaya Minit Mesyuarat yang lalu disahkan.

Jika Minit Mesyuarat itu telah diedarkan terlebih dahulu ia dianggap telah dibaca.

Kenapa mesyuarat penting ?

1.Saluran Komunikasi berkesan

Mesyuarat adalah platform semua ahli organisasi boleh berkongsi maklumat, perkembangan terkini, dan percambahan idea. Ini membantu dalam menyalurkan maklumat yang relevan kepada semua pihak yang berkepentingan.

 

2.Membuat Keputusan

Mesyuarat sering kali menjadi tempat membuat keputusan. Semua ahli  berkumpul untuk membincangkan isu-isu tertentu dan mencapai kata sepakat atau mengambil tindakan berdasarkan perbincangan tersebut.

 

3.Penyelesaian Masalah

Masalah yang timbul dalam organisasi boleh dibincangkan dan diselesaikan dalam mesyuarat. Semua ahli dapat memberikan pandangan dan mencari penyelesaian yang sesuai bagi mengatasi cabaran yang dihadapi.

 

4.Perancangan Strategik

Mesyuarat juga penting dalam merancang strategi serta langkah untuk mencapai matlamat organisasi jangka pendek dan jangka panjang. Ia adalah platform perancangan jangka masa panjang dibincangkan dan dirumuskan.

 

5.Pengukuhan interaksi sosial

Mesyuarat dapat membantu mengukuhkan hubungan semua ahli dalam organisasi. Mereka berpeluang untuk berinteraksi, berkongsi idea, dan bekerjasama untuk mencapai objektif bersama.

 

6.Pemerkasaan(Empowerment)tugas dan tanggungjawab

Dalam mesyuarat, tugas dan tanggungjawab boleh diserahkan kepada individu atau kumpulan yang sesuai. Ini membantu dalam menggalakkan akauntabiliti dan memastikan bahawa tugas dan projek dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

 

7.Penglibatan semua ahli.

Melalui mesyuarat semua ahli dapat merasa bahawa suara mereka didengar dan penting dalam proses membuat keputusan dan merancang masa depan organisasi.

 

Secara keseluruhan, mesyuarat adalah medium yang penting dalam pengurusan organisasi bagi membantu dalam penyampaian maklumat, membuat keputusan, menyelesaikan masalah,mengawal kewangan organisasi  dan merancang strategi untuk mencapai matlamat organisasi.

25 Tugas Pengerusi Mesyuarat Yang Berkesan

Sebelum itu mari kita kenali dulu siapa Pengerusi Mesyuarat.

1. Beliau merupakan individu yang mengetuai sesuatu perbincangan.
2. Orang paling senior dari segi tugas dan tanggungjawab dalam kalangan ahli mesyuarat.
3. Memiliki ciri-ciri kepimpinan
4. Berfikiran jauh dan terbuka
5. Mampu menyatukan minda pelbagai pihak yang menjadi ahli dalam sesuatu mesyuarat.

Jadi , apakah tugas Pengerusi Mesyuarat.

1. Memastikan semua mesyuarat berjalan lancar mengikut etika mesyuarat
2. Memastikan tiada gangguan dari luar
3. Memulakan mesyuarat dengan membaca basmallah(Bismillah-hir-rahman-nir-rahim)dan doa (Jika dia orang Islam)
4. Memperkenalkan ahli baru yang hadir dalam mesyuarat
5. Memperkenalkan anggota lama kepada ahli baru dalam mesyuarat.
6. Menjelaskan tujuan ,masalah, dan sasaran mesyuarat pada awal mesyuarat.
7. Mengalu-alukan ahli mesyuarat untuk menyumbang idea dan cadangan.
8. Tidak mendominasi mesyuarat.(Komunikasi sehala)Hanya Pengerusi sahaja yang bercakap.beliau harus membezakan ceramah ,tazkiran dan mesyuarat.
9. Memastikan surat jemputan dan agenda diedar lebih awal kepada ahli supaya mereka bersedia untuk memberikan idea semasa mesyuarat.
10. Beri peluang ahli bercakap
11. Beri galakan kepada ahli yang malu-malu untuk bercakap.
12. Pengerusi menonjolkan bahasa tubuh yang positif.mengangguk dan mencatat semasa ahli bercakap.
13. Catatkan isi mesyuarat supaya mudah untuk buat rumusan di akhir mesyuarat walaupun anda tahu setiausaha yang mencatat minit mesyuarat.
14. jika ada ahli yang kurang jelas, ulang beri penerangan atau minta ahli lain yang buat penjelasan.
15. Pengerusi hendaklah mengawal perbincangan,jangan sampai kepada isu yang tidak relevan , meleret-leret kepada waktu yang panjang.
16. Bahagikan masa yang ada untuk menyelesaikan semua agenda yang ditetapkan.Jangan tumpu kepada satu agenda semata-mata.
17. Jika sebahagian besar anggota telah memberikan pendapat,pengerusi hendaklah merumuskan suatu keputusan.Sekiranya terdapat bantahan ,beri peluang kepada ahli membuat bantahannya.
18. Tentukan bentuk tindakan yang akan diambil dan siapa yang terlibat.
19. Tarik minat semua anggota mesyuarat.Bukannya tertumpu kepada dua tiga orang tertentu sahaja.
20. Jika ada isu yang mendatangkan ketegangan dalam mesyuarat.wujudkan budaya berkompromi.Pengerusi mesti bertindak sebagai pendamai.Bukan menyebelahi sesutu pihak sahaja.
21. Elakkan mesyuarat berlanjutan tanpa sebab yang munasabah.
22. Tetapkan jam berapa mesyuarat akan ditamatkan dan patuhi ketetapan ini.
23. Jangan bermesyuarat hingga habis waktu solat Zohor atau Asar atau Maghrib.(Mulakan mesyuarat selepas zohor dan sebagainya bergantung kepada kesesuaian)
24. Selesai mesyuarat, ucapkan terima kasih kepada semua ahli.
25. Tamatkan mesyuarat dengan doa(Bagi orang Islam)  

 Sumber : Disesuaikan dari buku Etika Pejabat,Panduan Majikan & Pekerja Hebat(Haji Muhammad Zakaria)Terbitan Telaga Biru.