Sebelum itu mari kita kenali dulu siapa Pengerusi Mesyuarat.
- Beliau merupakan individu yang mengetuai sesuatu perbincangan.
- Orang paling senior dari segi tugas dan tanggungjawab dalam kalangan ahli mesyuarat.
- Memiliki ciri-ciri kepimpinan
- Berfikiran jauh dan terbuka
- Mampu menyatukan minda pelbagai pihak yang menjadi ahli dalam sesuatu mesyuarat.
Jadi , apakah tugas Pengerusi Mesyuarat.
- Memastikan semua mesyuarat berjalan lancar mengikut etika mesyuarat
- Memastikan tiada gangguan dari luar
- Memulakan mesyuarat dengan membaca basmallah(Bismillah-hir-rahman-nir-rahim)dan doa (Jika dia orang Islam)
- Memperkenalkan ahli baru yang hadir dalam mesyuarat
- Memperkenalkan anggota lama kepada ahli baru dalam mesyuarat.
- Menjelaskan tujuan ,masalah, dan sasaran mesyuarat pada awal mesyuarat.
- Mengalu-alukan ahli mesyuarat untuk menyumbang idea dan cadangan.
- Tidak mendominasi mesyuarat.(Komunikasi sehala)Hanya Pengerusi sahaja yang bercakap.beliau harus membezakan ceramah ,tazkiran dan mesyuarat.
- Memastikan surat jemputan dan agenda diedar lebih awal kepada ahli supaya mereka bersedia untuk memberikan idea semasa mesyuarat.
- Beri peluang ahli bercakap
- Beri galakan kepada ahli yang malu-malu untuk bercakap.
- Pengerusi menonjolkan bahasa tubuh yang positif.mengangguk dan mencatat semasa ahli bercakap.
- Catatkan isi mesyuarat supaya mudah untuk buat rumusan di akhir mesyuarat walaupun anda tahu setiausaha yang mencatat minit mesyuarat.
- jika ada ahli yang kurang jelas, ulang beri penerangan atau minta ahli lain yang buat penjelasan.
- Pengerusi hendaklah mengawal perbincangan,jangan sampai kepada isu yang tidak relevan , meleret-leret kepada waktu yang panjang.
- Bahagikan masa yang ada untuk menyelesaikan semua agenda yang ditetapkan.Jangan tumpu kepada satu agenda semata-mata.
- Jika sebahagian besar anggota telah memberikan pendapat,pengerusi hendaklah merumuskan suatu keputusan.Sekiranya terdapat bantahan ,beri peluang kepada ahli membuat bantahannya.
- Tentukan bentuk tindakan yang akan diambil dan siapa yang terlibat.
- Tarik minat semua anggota mesyuarat.Bukannya tertumpu kepada dua tiga orang tertentu sahaja.
- Jika ada isu yang mendatangkan ketegangan dalam mesyuarat.wujudkan budaya berkompromi.Pengerusi mesti bertindak sebagai pendamai.Bukan menyebelahi sesutu pihak sahaja.
- Elakkan mesyuarat berlanjutan tanpa sebab yang munasabah.
- Tetapkan jam berapa mesyuarat akan ditamatkan dan patuhi ketetapan ini.
- Jangan bermesyuarat hingga habis waktu solat Zohor atau Asar atau Maghrib.(Mulakan mesyuarat selepas zohor dan sebagainya bergantung kepada kesesuaian)
- Selesai mesyuarat, ucapkan terima kasih kepada semua ahli.
- Tamatkan mesyuarat dengan doa(Bagi orang Islam)
Sumber : Disesuaikan dari buku Etika Pejabat,Panduan Majikan & Pekerja Hebat(Haji Muhammad Zakaria)Terbitan Telaga Biru.
Tiada ulasan:
Catat Ulasan