Sabtu, 31 Julai 2010

25 Tugas Pengerusi Mesyuarat Yang Berkesan


Sebelum itu mari kita kenali dulu siapa Pengerusi Mesyuarat.

  1. Beliau merupakan individu yang mengetuai sesuatu perbincangan.
  2. Orang paling senior dari segi tugas dan tanggungjawab dalam kalangan ahli mesyuarat.
  3. Memiliki ciri-ciri kepimpinan
  4. Berfikiran jauh dan terbuka
  5. Mampu menyatukan minda pelbagai pihak yang menjadi ahli dalam sesuatu mesyuarat.
Jadi , apakah tugas Pengerusi Mesyuarat.

  1. Memastikan semua mesyuarat berjalan lancar mengikut etika mesyuarat
  2. Memastikan tiada gangguan dari luar
  3. Memulakan mesyuarat dengan membaca basmallah(Bismillah-hir-rahman-nir-rahim)dan doa (Jika dia orang Islam
  4. Memperkenalkan ahli baru yang hadir dalam mesyuarat
  5. Memperkenalkan anggota lama kepada ahli baru dalam mesyuarat.
  6. Menjelaskan tujuan ,masalah, dan sasaran mesyuarat pada awal mesyuarat.
  7. Mengalu-alukan ahli mesyuarat untuk menyumbang idea dan cadangan.
  8. Tidak mendominasi mesyuarat.(Komunikasi sehala)Hanya Pengerusi sahaja yang bercakap.beliau harus membezakan ceramah ,tazkiran dan mesyuarat.
  9. Memastikan surat jemputan dan agenda diedar lebih awal kepada ahli supaya mereka bersedia untuk memberikan idea semasa mesyuarat.
  10. Beri peluang ahli bercakap
  11. Beri galakan kepada ahli yang malu-malu untuk bercakap.
  12. Pengerusi menonjolkan bahasa tubuh yang positif.mengangguk dan mencatat semasa ahli bercakap.
  13. Catatkan isi mesyuarat supaya mudah untuk buat rumusan di akhir mesyuarat walaupun anda tahu setiausaha yang mencatat minit mesyuarat.
  14. jika ada ahli yang kurang jelas, ulang beri penerangan atau minta ahli lain yang buat penjelasan.
  15. Pengerusi hendaklah mengawal perbincangan,jangan sampai kepada isu yang tidak relevan , meleret-leret kepada waktu yang panjang.
  16. Bahagikan masa yang ada untuk menyelesaikan semua agenda yang ditetapkan.Jangan tumpu kepada satu agenda semata-mata.
  17. Jika sebahagian besar anggota telah memberikan pendapat,pengerusi hendaklah merumuskan suatu keputusan.Sekiranya terdapat bantahan ,beri peluang kepada ahli membuat bantahannya.
  18. Tentukan bentuk tindakan yang akan diambil dan siapa yang terlibat.
  19. Tarik minat semua anggota mesyuarat.Bukannya tertumpu kepada dua tiga orang tertentu sahaja.
  20. Jika ada isu yang mendatangkan ketegangan dalam mesyuarat.wujudkan budaya berkompromi.Pengerusi mesti bertindak sebagai pendamai.Bukan menyebelahi sesutu pihak sahaja.
  21. Elakkan mesyuarat berlanjutan tanpa sebab yang munasabah.
  22. Tetapkan jam berapa mesyuarat akan ditamatkan dan patuhi ketetapan ini.
  23. Jangan bermesyuarat hingga habis waktu solat Zohor atau Asar atau Maghrib.(Mulakan mesyuarat selepas zohor dan sebagainya bergantung kepada kesesuaian)
  24. Selesai mesyuarat, ucapkan terima kasih kepada semua ahli.
  25. Tamatkan mesyuarat dengan doa(Bagi orang Islam)  
 Sumber : Disesuaikan dari buku Etika Pejabat,Panduan Majikan & Pekerja Hebat(Haji Muhammad Zakaria)Terbitan Telaga Biru.

Tiada ulasan:

Catat Ulasan

Rakan Blogger