Fungsi Mesyuarat berkesan

Mesyuarat adalah platform utama membincangkan,menyelaraskan,menyelesaikan dan membuat keputusan suatu perkara atau isu.

Mesyuarat berkesan apabila matlamat mesyuarat tercapai mengikut tempoh yang ditetapkan.

Perbincangan dan keputusan mesyuarat perlu dicatat dan diedarkan kepada semua ahli mesyuarat supaya tindakan susulan dapat diambil dan dipantau.

Minit mesyuarat berkualiti berasaskan fakta,padat,tepat dan jelas.

Mesyuarat juga berfungsi untuk mengawal aktiviti kewangan organisasi dan persatuan.

Pengerusi merupakan orang yang merancang mesyuarat.Beliau akan menentukan apa yang harus dibincangkan dalam mesyuarat,tarikh,masa dan tempat diadakan.

Pengerusi perlu meminta cadangan daripada ahli yang hadir mesyuarat lepas supaya Minit Mesyuarat yang lalu disahkan.

Jika Minit Mesyuarat itu telah diedarkan terlebih dahulu ia dianggap telah dibaca.

Kenapa mesyuarat penting ?

1.Saluran Komunikasi berkesan

Mesyuarat adalah platform semua ahli organisasi boleh berkongsi maklumat, perkembangan terkini, dan percambahan idea. Ini membantu dalam menyalurkan maklumat yang relevan kepada semua pihak yang berkepentingan.

 

2.Membuat Keputusan

Mesyuarat sering kali menjadi tempat membuat keputusan. Semua ahli  berkumpul untuk membincangkan isu-isu tertentu dan mencapai kata sepakat atau mengambil tindakan berdasarkan perbincangan tersebut.

 

3.Penyelesaian Masalah

Masalah yang timbul dalam organisasi boleh dibincangkan dan diselesaikan dalam mesyuarat. Semua ahli dapat memberikan pandangan dan mencari penyelesaian yang sesuai bagi mengatasi cabaran yang dihadapi.

 

4.Perancangan Strategik

Mesyuarat juga penting dalam merancang strategi serta langkah untuk mencapai matlamat organisasi jangka pendek dan jangka panjang. Ia adalah platform perancangan jangka masa panjang dibincangkan dan dirumuskan.

 

5.Pengukuhan interaksi sosial

Mesyuarat dapat membantu mengukuhkan hubungan semua ahli dalam organisasi. Mereka berpeluang untuk berinteraksi, berkongsi idea, dan bekerjasama untuk mencapai objektif bersama.

 

6.Pemerkasaan(Empowerment)tugas dan tanggungjawab

Dalam mesyuarat, tugas dan tanggungjawab boleh diserahkan kepada individu atau kumpulan yang sesuai. Ini membantu dalam menggalakkan akauntabiliti dan memastikan bahawa tugas dan projek dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

 

7.Penglibatan semua ahli.

Melalui mesyuarat semua ahli dapat merasa bahawa suara mereka didengar dan penting dalam proses membuat keputusan dan merancang masa depan organisasi.

 

Secara keseluruhan, mesyuarat adalah medium yang penting dalam pengurusan organisasi bagi membantu dalam penyampaian maklumat, membuat keputusan, menyelesaikan masalah,mengawal kewangan organisasi  dan merancang strategi untuk mencapai matlamat organisasi.