Maksud Karenah Birokrasi

Konsep birokrasi diperkenalkan oleh Max Weber seorang ahli sosiologi Jerman.

Beliau berpendapat birokrasi cara paling efisien untuk menyusun kerja dan menyelesaikan tugas dalam organisasi yang besar.

Birokrasi merujuk kepada sistem pengurusan berstruktur pelbagai peringkat dan proses serta mempunyai prosedur yang jelas dan tetap.

Ia dicirikan oleh hirarki kuasa,pembahagian tugas yang spesifik,peraturan serta prosedur yang diikuti secara konsisten.

Birokrasi telah wujud sejak berkurun dahulu.

Semasa pemerintahan Dinasti Song di China,sistem pemerintahan tertumpu kepada kuasa maharaja dan birokrasi istana  yang dianggotai oleh pegawai awam daripada golongan cendekiawan.

 

Berikut adalah beberapa elemen utama birokrasi dalam organisasi:

 

1.Hirarki Kuasa

Struktur organisasi yang memiliki beberapa tingkat pengurusan di mana setiap tingkat mempunyai kuasa dan tanggungjawab tertentu. Setiap pekerja bertanggungjawab kepada pegawai atasannya.

 

2.Pembahagian Tugas

Tugas dan tanggungjawab dibahagikan secara spesifik antara pelbagai posisi dalam organisasi. Setiap orang mempunyai peranan dan fungsi yang jelas yang membantu dalam mengelakkan kekeliruan dan penggandaan kerja.

 

3.Peraturan dan Prosedur Tertulis

Ada peraturan dan prosedur yang didokumentasikan secara formal untuk mengatur semua proses dan aktiviti dalam organisasi. Ini memastikan konsistensi dan keseragaman dalam pelaksanaan tugas.

 

4.Keputusan berdasarkan fakta.

Keputusan dan tindakan diambil berdasarkan peraturan dan logik, bukan berdasarkan hubungan peribadi atau keutamaan individu. Ini bertujuan untuk memastikan keadilan dan objektif tercapai.

 

5.Pengurusan Berasaskan Kompetensi

Posisi dalam organisasi diisi berdasarkan kemampuan dan kelayakan, bukan kerana hubungan peribadi atau kroni. Ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan profesionalisme.

 

Kelebihan Birokrasi

1.Efisiensi dan Ketertiban

Dengan prosedur yang jelas dan pembahagian tugas yang tepat, birokrasi dapat meningkatkan efisiensi operasi dan mengurangkan kesilapan.

Sistem birokrasi memastikan kualiti  serta piawai produk atau perkhidmatan yang dikeluarkan memenuhi kehendak pelanggan.

2.Keadilan dan Objektif tercapai

Keputusan berdasarkan peraturan dan prosedur yang tetap membantu dalam mengelakkan diskriminasi dan ketidakadilan.

3.Sistematik

Prosedur dan peraturan yang didokumentasikan dengan baik membantu dalam mencipta persekitaran kerja yang stabil dan boleh dijangka.

 

Kelemahan Birokrasi

1.Lambat membuat keputusan.

Terlalu banyak peraturan dan prosedur dapat membuat organisasi kurang fleksibel dan lambat dalam memberi respon terhadap perubahan.

Prosedur yang kompleks dan berlapis menyebabkan keputusan lambat dibuat sekaligus menimbulkan ketidakpuasan hati individu atau ahli organisasi  khususnya apabila keputusan tidak menyebelahi mereka.

 

2.Mengabaikan aspek kemanusiaan

Pendekatan yang terikat dengan SOP kadang kala dapat membuat pekerja merasa tidak dihargai dan terasing.

3.Beban Pentadbiran

Fokus pada dokumentasi dan prosedur dapat menambah beban pentadbiran yang berlebihan dan mengurangkan kecekapan dalam tindakan dan membuat keputusan.

4.Birokrasi membuka amalan rasuah.

Birokrasi menyebabkan kadang-kadang keputusan lambat dibuat.Ia menggalakkan elemen rasuah daripada projek kecil sehingga berskala besar.

Bagi ahli perniagaan masa adalah kos.Semakin lambat keputusan dibuat mereka menanggung risiko kerugian pelaburan.

Oleh itu bagi mempercepatkan proses permohonan dan kelulusan ia akan mendorong kepada amalan rasuah untuk mempercepat proses kelulusan dan sebagainya.

 

Bagaimana cara mengurangkan amalan birokrasi ?

Fakta.Birokrasi tidak boleh dihapuskan kerana ia berkait rapat dengan organisasi.

Cepat atau lambat membuat keputusan tidak menjamin kualiti keputusan yang dibuat.

 

1.Minimumkan amalan birokrasi.

Pengurangan amalan birokrasi memberi manfaat kepada pelanggan organisasi.

Penilaian dan keputusan dibuat serentak antara semua unit sebelum penilaian akhir dibuat oleh ketua organisasi.

Ini dapat menjimatkan masa.

2,Penurunan kuasa kepada unit yang memiliki kepakaran membolehkan keputusan dibuat segera.

Pemusatan kuasa menyebabkan keputusan lambat dibuat.

3.Penggunaan teknologi Internet of things(IOT),Kecerdasan Pembuatan(AI) sistem atas talian.

Penggunaan sistem atas talian memudahkan urusan pelanggan dan menjimatkan masa mereka.

Ini disebabkan semua permohonan dihantar terus tanpa melibatkan pihak ketiga sekali gus mengurangkan karenah birokrasi.

 Secara keseluruhannya, birokrasi adalah model yang bertujuan untuk memastikan keteraturan dan kecekapan dalam pengurusan organisasi.

Walau bagaimanapun ia perlu dimbangi dengan fleksibiliti dan perhatian terhadap keperluan manusia dalam organisasi.