Mengurus mesyuarat secara berkesan dan menjimatkan masa memerlukan perancangan yang teliti dan pelaksanaan yang disiplin. Berikut adalah beberapa langkah yang boleh diambil:
Sebelum Mesyuarat
1.Tetapkan Tujuan
yang Jelas
Pastikan setiap
mesyuarat mempunyai tujuan yang spesifik. Kenal pasti hasil yang diharapkan
daripada mesyuarat tersebut.
2.Buat Agenda
Terperinci
Sediakan agenda
mesyuarat dengan butiran mengenai topik yang akan dibincangkan, masa yang
diperuntukkan untuk setiap topik, dan siapa yang akan memimpin perbincangan
bagi setiap topik.
Edarkan agenda
kepada semua peserta sekurang-kurangnya sehari sebelum mesyuarat supaya mereka
dapat membuat persediaan.
3.Pilih Peserta
yang Berkaitan
Hanya jemput
individu yang perlu berada dalam mesyuarat tersebut. Lebih sedikit peserta
bermakna mesyuarat dapat dikendalikan dengan lebih cepat dan fokus.
4. Sediakan Bahan
yang Diperlukan
- Pastikan semua bahan yang diperlukan
seperti laporan, dokumen, atau data telah disediakan dan diedarkan kepada
peserta sebelum mesyuarat.
Semasa Mesyuarat
1.Mulakan dan
Tamatkan Tepat pada Waktu
Mulakan mesyuarat
tepat pada waktunya dan berikan penekanan kepada disiplin masa. Berusaha untuk
menamatkan mesyuarat dalam jangka masa yang ditetapkan.
2.Ikut Agenda
Pastikan
perbincangan mengikuti agenda yang telah ditetapkan. Elakkan perbincangan yang
menyimpang daripada topik yang ditetapkan.
3.Fokus kepada
Penyelesaian
Arahkan
perbincangan ke arah penyelesaian masalah dan keputusan. Elakkan perbincangan
yang berlarutan tanpa hasil yang jelas.
4.Pengurusan Masa
yang Berkesan
Tetapkan had masa
bagi setiap topik dan patuhi had masa tersebut. Sekiranya perbincangan mengenai
sesuatu topik memerlukan lebih banyak masa, buat keputusan sama ada untuk
melanjutkan masa atau menjadualkan perbincangan lanjut di luar mesyuarat.
Waktu maksimum mesyuarat
boleh berbeza bergantung kepada tujuan, kandungan, dan kepentingan mesyuarat
tersebut. Namun, untuk memastikan mesyuarat tetap produktif dan peserta kekal
fokus, terdapat beberapa panduan umum yang boleh diikuti:
- Mesyuarat Harian atau Mingguan:
- Maksimum
1 jam:
Mesyuarat harian atau mingguan sepatutnya pendek dan tepat. Sesi stand-up
meeting (mesyuarat berdiri) biasanya berlangsung antara 15 hingga 30
minit.
- Mesyuarat Bulanan
atau Suku Tahunan:
- Maksimum
2 jam:
Mesyuarat ini mungkin memerlukan lebih masa untuk membincangkan laporan
prestasi, perancangan strategi, dan isu-isu penting lain. Jika diperlukan
lebih masa, pertimbangkan untuk mengambil rehat atau membahagikan
mesyuarat kepada beberapa sesi.
- Mesyuarat Projek
atau Penyelesaian Masalah:
- Maksimum
1.5 - 2 jam: Mesyuarat yang melibatkan perbincangan mendalam mengenai projek
atau masalah tertentu boleh berlangsung lebih lama, tetapi pastikan ada
rehat yang cukup jika mesyuarat melebihi 1 jam.
- Mesyuarat Tahunan:
- 3 - 4 jam:
Mesyuarat tahunan seperti Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) atau sesi
perancangan strategik mungkin memerlukan lebih masa, tetapi harus
diuruskan dengan rehat dan sesi interaktif untuk mengelakkan keletihan
peserta.
5.Libatkan Semua
Peserta
Pastikan setiap
peserta mempunyai peluang untuk memberi pandangan mereka. Fasilitator mesyuarat
perlu memastikan perbincangan tidak dikuasai oleh beberapa individu sahaja.
Selepas Mesyuarat
1.Ringkasan dan
Tindakan Susulan
Sediakan
ringkasan mesyuarat yang merangkumi keputusan yang telah dicapai, tindakan yang
perlu diambil, dan siapa yang bertanggungjawab terhadap setiap tindakan.
Edarkan ringkasan
ini kepada semua peserta secepat mungkin selepas mesyuarat.
2.Pantau Kemajuan
Pantau kemajuan
terhadap tindakan susulan yang telah dipersetujui. Adakan perbincangan susulan
jika perlu untuk memastikan semua tindakan dilaksanakan mengikut jadual.
3.Dapatkan Maklum
Balas
Dapatkan maklum
balas daripada peserta mengenai keberkesanan mesyuarat dan gunakan maklum balas
tersebut untuk meningkatkan kualiti mesyuarat akan datang.
Dengan
mengamalkan langkah-langkah ini, mesyuarat dapat diuruskan dengan lebih
berkesan, produktif, dan menjimatkan masa.
Tiada ulasan:
Catat Ulasan