Bos dan pekerja kena guna ni

Prinsip POLC merujuk kepada singkatan perkataan Planning (Perancangan),Organizing (Pengorganisasian) ,Leading (Kepimpinan) dan Controlling (Pengawalan).

POLC adalah kerangka kerja penting bagi setiap pemimpin dan pengurus dalam mengurus organisasi.

Berikut adalah penerangan setiap fungsi POLC.

 

1. Planning (Perancangan)

Perancangan adalah langkah pertama yang paling kritikal.

Ia melibatkan penetapan matlamat dan objektif serta menentukan tindakan yang perlu diambil untuk mencapainya.

Gagal merancang dengan baik bermaksud merancang untuk gagal.

Fail to Plan is Plan to Fail.

Kenapa bos perlu merancang ?

Perancangan adalah elemen penting dalam pengurusan untuk memastikan kejayaan organisasi.

Berikut adalah sebab utama mengapa perancangan sangat penting:

 1. Menetapkan Matlamat dan Objektif

Perancangan membolehkan bos menetapkan matlamat dan objektif yang jelas untuk organisasi.

Dengan adanya panduan ini, semua anggota pasukan dapat memahami apa yang perlu dicapai dan bagaimana untuk mencapainya.

2. Mengoptimumkan Sumber

Melalui perancangan yang baik  bos dapat menggunakan sumber yang ada dengan lebih efisien.

 Ini termasuk pengurusan masa, tenaga kerja, dan kewangan yang dapat membantu organisasi beroperasi dengan lebih lancar.

 3. Mengurangkan Ketidakpastian

Perancangan membantu mengurangkan ketidakpastian dengan meramalkan kemungkinan cabaran dan risiko yang mungkin dihadapi.

Dengan merancang, bos dapat menyediakan strategi untuk mengatasi masalah sebelum ia timbul menjadikan organisasi lebih proaktif.

4. Meningkatkan Keberkesanan dan Kecekapan

Dengan perancangan yang sistematik, bos dapat memastikan bahawa semua aktiviti dan proses berjalan dengan lebih teratur.

Ini meningkatkan keberkesanan dan kecekapan dalam mencapai matlamat organisasi.

 5. Memudahkan Pengawasan dan Penilaian

 

Perancangan menyediakan asas untuk memantau dan menilai kemajuan.

 Bos dapat membandingkan hasil sebenar dengan rancangan yang telah ditetapkan, membolehkan mereka membuat penyesuaian jika perlu untuk mencapai matlamat.

Secara keseluruhan, perancangan adalah kunci untuk memastikan organisasi berjalan dengan baik dan mencapai kejayaan jangka panjang.

 

 

2. Organizing (Pengorganisasian)

”Pengorganisasian adalah proses menentukan tugas yang perlu dilaksanakan, siapa pelaksananya dan bagaimanakah tugas-tugas tersebut akan diurus dan dikoordinasikan.”     LEWIS ET AL. (2001)

Pengorganisasian melibatkan struktur dan pengaturan sumber yang diperlukan untuk mencapai matlamat.

Ini termasuk pembahagian tugas, pengaturan sumber manusia, dan pengurusan aliran kerja. Dengan pengorganisasian yang baik, pemimpin dapat memastikan bahawa semua anggota pasukan tahu peranan mereka dan bagaimana mereka menyumbang kepada matlamat keseluruhan.

Berikut adalah faktor utama pemimpin dan pengurus perlu membuat pengorganisasian:

 

1. Mencipta Struktur yang Jelas

 

Pengorganisasian membantu dalam mencipta struktur yang jelas dalam organisasi.

Dengan menetapkan peranan dan tanggungjawab yang spesifik, bos dapat memastikan bahawa setiap anggota pasukan memahami apa yang diharapkan daripada mereka yang seterusnya mengurangkan kekeliruan dan meningkatkan produktiviti.

 

2. Mengoptimumkan Sumber

 

Dengan pengorganisasian yang baik, bos dapat menguruskan sumber dengan lebih efisien. Ini termasuk pengagihan sumber manusia, kewangan, dan material yang sesuai dengan keperluan dan matlamat organisasi, memastikan bahawa semua sumber digunakan secara optimum.

 

 

 

 

3. Meningkatkan Kerjasama dan Komunikasi

 

Pengorganisasian yang baik memudahkan kerjasama antara anggota pasukan. Dengan struktur yang jelas, komunikasi menjadi lebih lancar dan berkesan, membolehkan maklumat dan idea dikongsi dengan lebih mudah.

 

4. Memudahkan Pengawasan dan Penilaian

 

Dengan adanya struktur yang teratur, bos dapat memantau kemajuan dan prestasi dengan lebih mudah. Ini membolehkan mereka mengenal pasti masalah dan mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan dengan cepat.

 

5. Menyokong Keputusan Strategik

 

Pengorganisasian membantu bos dalam membuat keputusan strategik yang lebih baik.

Dengan memahami bagaimana setiap bahagian organisasi berfungsi, bos dapat merancang dan melaksanakan strategi yang lebih berkesan untuk mencapai matlamat jangka panjang.

 

Secara keseluruhan, pengorganisasian adalah kunci untuk memastikan bahawa organisasi berfungsi dengan lancar dan mencapai kejayaan.

Dengan struktur yang baik, bos dapat memimpin pasukan mereka dengan lebih berkesan dan mencapai hasil yang diinginkan.

 

 

 

3. Leading (Kepimpinan)

 

Kepimpinan adalah fungsi yang melibatkan pengaruh dan motivasi anggota pasukan untuk mencapai matlamat. Pemimpin perlu menunjukkan sikap yang positif, memberi dorongan, dan mendengar maklum balas daripada pasukan. Ini membantu membina hubungan yang baik dan meningkatkan moral serta produktiviti pasukan.

Bos perlu memimpin kerana kepimpinan yang efektif memainkan peranan penting dalam mencapai kejayaan organisasi.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa kepimpinan itu penting:

 

1. Mencipta Visi dan Arah

 

Pemimpin bertanggungjawab untuk mencipta dan menyampaikan visi yang jelas kepada pasukan. Dengan memberikan arah yang tepat, bos dapat memastikan semua anggota pasukan memahami matlamat dan tujuan yang ingin dicapai, serta bagaimana mereka boleh menyumbang kepada pencapaian tersebut.

 

2. Memotivasi dan Menginspirasi

 

Kepimpinan yang baik melibatkan kemampuan untuk memotivasi dan menginspirasi pekerja. Bos yang berkesan tidak hanya memberi arahan, tetapi juga memberi dorongan kepada pasukan untuk mencapai potensi penuh mereka. Ini dapat meningkatkan moral dan produktiviti pasukan secara keseluruhan.

 

3. Membangun Hubungan yang Baik

 

Kepimpinan yang efektif membantu dalam membina hubungan yang baik antara bos dan pekerja. Dengan mendengar maklum balas dan mengambil kira pandangan pekerja, bos dapat meningkatkan kepercayaan dan kerjasama dalam pasukan, yang penting untuk mencapai hasil yang diinginkan.

 

4. Pengambilan Keputusan yang Berkesan

 

Bos sering terlibat dalam proses pengambilan keputusan penting. Kepimpinan yang baik membolehkan mereka membuat keputusan yang lebih tepat berdasarkan maklumat dan pandangan yang diperoleh daripada pasukan. Ini membantu dalam mengatasi masalah dan mencipta peluang baru.

 

5. Menangani Cabaran dan Perubahan

 

Dalam situasi yang mencabar atau semasa perubahan, pemimpin yang baik dapat memberikan panduan dan sokongan kepada pekerja. Mereka membantu pasukan menyesuaikan diri dengan perubahan dan mengatasi cabaran, memastikan kelangsungan operasi organisasi.

 

Secara keseluruhan, kepimpinan yang baik adalah kunci untuk mencipta persekitaran kerja yang positif dan produktif, yang seterusnya menyumbang kepada kejayaan jangka panjang organisasi.

 

 

4. Controlling (Pengawalan)

 

Pengawalan adalah proses memantau kemajuan dan prestasi untuk memastikan bahawa objektif dicapai.

Ini termasuklah menilai hasil yang diperoleh, mengenalpasti punca masalah dan membuat tindakan pembetulan jika perlu.

Dengan pengawalan yang berkesan pemimpin dapat menyesuaikan strategi dan tindakan untuk memastikan kejayaan organisasi.

Bos perlu melakukan pengawalan atau controlling kerana ia memainkan peranan penting dalam memastikan organisasi mencapai matlamat yang ditetapkan.

Berikut adalah beberapa sebab utama mengapa pengawalan itu penting:

 

1. Memantau Kemajuan dan Prestasi

 

Pengawalan membolehkan bos memantau kemajuan dan prestasi organisasi secara berterusan. Ini membantu mengenal pasti sekiranya terdapat sebarang perbezaan antara hasil sebenar dengan matlamat yang ditetapkan dalam perancangan awal.

 

2. Mengenal pasti Isu dan Masalah

 

Melalui pemantauan yang kerap, bos dapat mengenal pasti isu dan masalah yang timbul dengan segera. Ini membolehkan tindakan pembetulan diambil dengan cepat untuk mengelakkan kesan yang lebih buruk.

 

3. Memastikan Pematuhan

 

Pengawalan membantu memastikan semua anggota organisasi mematuhi polisi, prosedur dan peraturan yang ditetapkan. Ini penting untuk mengekalkan integriti dan reputasi organisasi.

 

 

 

 

4. Menilai Keberkesanan Strategi

 

Dengan mengukur hasil dan prestasi, bos dapat menilai keberkesanan strategi dan inisiatif yang dilaksanakan. Ini membolehkan mereka membuat penyesuaian yang perlu untuk meningkatkan keberkesanan pada masa hadapan.

 

5. Mempromosi Penambahbaikan Berterusan

 

Pengawalan yang berkesan menggalakkan budaya penambahbaikan berterusan dalam organisasi. Dengan mengenal pasti peluang penambahbaikan, bos dapat memastikan organisasi sentiasa berusaha untuk meningkatkan prestasi dan kualiti.

 

Secara keseluruhan, pengawalan membolehkan bos memastikan organisasi sentiasa berada di landasan yang betul untuk mencapai matlamat dan objektif yang ditetapkan. Ia memainkan peranan penting dalam memastikan organisasi berjalan dengan cekap dan berkesan.

 

 

Oleh itu prinsip POLC memberikan panduan yang jelas bagi pemimpin dalam menguruskan organisasi secara berkesan.

Dengan mengaplikasikan prinsip ini, pemimpin dapat mengoptimumkan potensi diri dan pasukan serta mencapai matlamat organisasi dengan lebih berkesan.

 

 

 

 

 

 

Pekerja dalam organisasi pula perlu menggunakan prinsip PDCA (Plan-Do-Check-Act) untuk melakukan penambahbaikan berterusan.

Berikut adalah penerangan kepentingan penggunaan prinsip PDCA oleh pekerja:

 

1. Perancangan yang Sistematik

 

Fasa perancangan (Plan) membolehkan pekerja menetapkan objektif dan matlamat yang jelas, serta merancang tindakan yang perlu diambil untuk mencapainya.

Ini memastikan usaha dan sumber digunakan dengan lebih efisien dan berkesan.

Contohnya dalam memenuhi kepuasan pelanggan  apakah keperluan dan jangkaan mereka. Dengan menganalisis data dan maklum balas pelanggan, organisasi dapat mengenal pasti peluang penambahbaikan untuk memenuhi kepuasan pelanggan.

 

 

2. Pelaksanaan yang Teratur

 

Fasa pelaksanaan (Do) membolehkan pekerja melaksanakan rancangan yang telah disusun dengan lebih teratur.

Ini membantu mengelakkan kesilapan dan memastikan proses berjalan lancar.

Fasa pelaksanaan memerlukan organisasi melaksanakan perubahan atau penambahbaikan yang telah dirancang.

Ini mungkin melibatkan penambahbaikan proses, produk atau perkhidmatan untuk memenuhi keperluan pelanggan.

 

 

3. Pemantauan dan Penilaian

 

Fasa pemeriksaan (Check) membolehkan pekerja memantau dan menilai hasil pelaksanaan.

Ini membolehkan mereka mengenal pasti isu dan peluang penambahbaikan.

Fasa pemeriksaan juga membolehkan organisasi memantau dan mengukur keberkesanan perubahan yang dilaksanakan.

 Ini membantu mengenal pasti sama ada kepuasan pelanggan telah meningkat atau tidak.

 

4. Penambahbaikan Berterusan

Fasa tindakan (Act) membolehkan pekerja mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan berdasarkan hasil pemantauan.

Ini memastikan proses sentiasa ditingkatkan dari semasa ke semasa atau mengulangi kitaran PDCA jika perlu.

Ini memastikan penambahbaikan berterusan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Dengan mengaplikasikan prinsip PDCA, pekerja dapat memainkan peranan dalam memastikan organisasi sentiasa berada di landasan yang betul untuk mencapai matlamat.

Ia memupuk budaya penambahbaikan berterusan dan memastikan kualiti produk atau perkhidmatan sentiasa terjamin.