Cara atasi Budaya Silo

Budaya kerja silo 

Istilah ‘SILO’ merujuk kepada menara tinggi untuk menyimpan bijirin(gandum dll)

Silo di tempat kerja ialah ahli dalam setiap unit bekerja mengikut unit sendiri dan mengelak berkongsi maklumat dengan orang lain.Ahli yang memiliki kepakaran di pisahkan mengikut jabatan,bahagian atau lokasi.

Kesannya mereka bekerja mengikut matlamat individu atau unit  dan melupakan matlamat syarikat atau organisasi.

Mereka tidak melihat gambaran besar(big picture) bagaimana pekerjaan yang dilakukan sebenarnya saling berkaitan bagi mencapai matlamat organisasi.

 

Cara memecah budaya Silo.

1.Kenalpasti masalah

2.Adakah kekurangan komunikasi antara jabatan?

3.Adakah ahli organisasi tidak memahami peranan masing-masing ?

 

Langkah mengatasi: 

1.Adakan perjumpaan atau mesyuarat yang melibatkan semua unit secara tetap(sekali atau dua kali sebulan) untuk bentang isu tertunggak termasuk kejayaan dan masalah yang dihadapi oleh unit masing-masing.Ketua organisasi menggunakan kesempatan melontar pandangan tentang keperluan semua unit berganding bahu  menyelesaikan sesuatu isu dan sebagainya.Oleh itu ahli dalam organisasi dapat keluar dari perangkap budaya silo dalam unit mereka.

2.Menyampaikan visi organisasi.Ahli organisasi tahu matlamat organisasi dan cara kerja mereka sesuai  dengan gambaran big picture.Libatkan pekerja anda dalam membuat keputusan.Jika semua ahli berusaha ke arah perkongsian visi ia akan membantu membina kepercayaan dan meningkatkan matlamat organisasi.

3.Tetapkan matlamat Bersama.Apabila semua orang berusaha ke arah matlamat yang sama, ia boleh membantu mewujudkan rasa perpaduan dan kerjasama.Bawa pasukan dan jabatan bersama.Anda boleh mencipta peluang untuk ahli pasukan bekerjasama dalam sesuatu tugasan. Galakkan kerjasama merentas jabatan dalam tugasan dan inisiatif. Ini akan membantu mereka mengenali satu sama lain dan membina kepercayaan.

4.Galakkan pekerja untuk bersosial antara satu sama lain di luar waktu kerja. Ini akan membantu mereka membina hubungan dan lebih memahami antara satu sama lain. Komunikasi yang berkesan akan membantu memastikan semua orang berusaha ke arah matlamat yang sama. Dengan memecahkan silo, anda akan menyumbang kepada komunikasi merentas fungsi yang lebih berkesan dan cekap.

5.Memupuk keselamatan psikologi

Pemimpin cuba mewujudkan persekitaran di mana pekerja berasa selesa untuk berkomunikasi secara terbuka.Mulakan dengan memberitahu mereka bahawa anda (benar-benar) mendengar mereka. Tanya soalan susulan dan libatkan mereka dalam proses membuat keputusan yang berbeza. Elakkan persepsi negatif dan suka menyalahkan pekerja, wujudkan budaya maklum balas, di mana ia dialu-alukan dan pekerja tidak merasa bimbang dikenakan tindakan sekiranya cadangan mereka bagi memajukan organisasi  tidak dipersetujui ketua.

6.Galakkan komunikasi terbuka dan perkongsian idea.Apabila pekerja tidak berkomunikasi dengan berkesan, ia boleh membawa kepada kesilapan dan salah faham. Ini boleh mengakibatkan kelewatan projek, mengulang kerja yang sama secara berganda dan sekali gus kehilangan produktiviti.  Galakkan komunikasi terbuka dengan mewujudkan persekitaran pekerja berasa selesa berkongsi idea mereka dengan orang lain dan membantu mewujudkan tempat kerja yang lebih padu.Ini akan membantu untuk memecahkan halangan antara pekerja dan jabatan.

7.Memastikan komunikasi berkesan.Cipta saluran yang konsisten untuk berkomunikasi secara terbuka,berkongsi idea dan melakukannya dengan berkesan. Komunikasi yang berkesan adalah mendengar dan memahami orang lain secara aktif serta menyampaikan semula maklumat dengan cekap, supaya dapat difahami dengan jelas oleh orang lain.

8.Dapatkan pemimpin yang betul

Peranan kepimpinan dalam menyokong strategi komunikasi yang berkesan dan memecahkan silo sangat penting. Pemimpin perlu menetapkan nada yang sesuai mengikut situasi untuk berkomunikasi dalam organisasi dan memastikan pekerja berasa selesa berkomunikasi antara satu sama lain. 

 

9.Melaksanakan program latihan dan bimbingan yang berkesan

Lengkapkan pekerja anda dengan alatan dan sumber yang mereka perlukan untuk berjaya. Dengan cara ini, anda boleh membantu mereka berasa lebih berhubung dengan kerja mereka dan kurang terasing daripada rakan sekerja mereka.

10.Menggunakan teknologi komunikasi secara optimum

Menggunakan teknologi komunikasi ke dalam tempat kerja akan membantu anda memecahkan silo. Teknologi  boleh membantu pekerja berkongsi maklumat dan bekerjasama dalam suatu tugasan dengan lebih efektif menggunakan kaedah berikut :

1.Panggilan video: Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts,Google Meet

2.Komunikasi bertulis:  e-mel,whatsapp,telegram dll

3. Dokumentasi Awan: Google Drive,dropbox dll

 

Kesimpulan

Kita tidak mampu untuk menghapuskan terus budaya silo di tempat kerja. Perkara penting ialah memecahkan tembok mentaliti silo. Matlamat anda sebagai pemimpin adalah untuk menjadi pensel yang menghubungkan semua titik, menyatukan pasukan anda dan mewujudkan kerjasama bagi mencapai matlamat organisasi.