Strategi Mengendalikan Mesyuarat Maya dengan Cekap (Tanpa Buat Orang Tertidur)
Dulu bila nak mesyuarat, semua kena duduk semeja. Tapi sekarang, klik link Google Meet atau Zoom je – terus ‘bermesyuarat’. Senang? Senang. Tapi kalau tak kena gaya, mesyuarat maya boleh jadi mimpi ngeri – jem, sunyi, semua off cam, dan yang bercakap pun tak pasti dia bercakap dengan manusia atau dinding.
Jadi, kalau kau kena kendalikan mesyuarat maya, ini 7 strategi untuk pastikan semuanya berjalan lancar, laju dan logik.
1. Hantar Jemputan & Agenda Awal-awal
Jangan tunggu 10 minit sebelum mesyuarat baru nak hantar link. Orang nak bersedia. Hantar jemputan mesyuarat lengkap dengan:
-
Tarikh & masa
-
Link platform (Zoom, Google Meet, etc.)
-
Agenda ringkas (poin-poin penting, bukan karangan SPM)
Bila semua dah tahu apa nak bincang, tak adalah yang terkebil-kebil masa mesyuarat nanti.
2. Tegas Tapi Chill Dengan Masa
Mulakan tepat waktu. Jangan tunggu yang "on the way" tu sebab dalam maya ni tak ada jem, cuma malas je. Kalau mesyuarat pukul 9.00, mula 9.00. Lama-lama orang akan belajar hormat masa.
3. Gunakan Kamera Bila Perlu (Tapi Jangan Paksa Semua)
Kalau sesi penting atau pembentangan, elok buka kamera. Tapi jangan paksa semua orang buka cam sepanjang masa – ada orang segan, ada line slow, ada tengah sidai kain. Fleksibel.
Tapi sebagai hos, kau sendiri WAJIB ON CAM – muka kau adalah tanda arah mesyuarat tu masih hidup.
4. Jaga Nada & Suara – Elak Jadi Robot
Suara monoton = semua orang mula buka Shopee kat tab lain. Guna intonasi yang hidup, selitkan lawak ringan. Contoh:
"Saya ulang lagi sekali, bukan sebab anda pekak, tapi sebab point ni penting."
5. Guna Slide Ringkas – Jangan Baca Karangan
Kalau guna slide, buat yang padat, ringkas dan visual. Jangan baca bulat-bulat – nanti orang rasa baik baca sendiri. Kau kena jadi penyampai, bukan pengulas PowerPoint.
6. Aktifkan Sesi Interaksi – Jangan One-Way
Setiap 10-15 minit, tanya soalan, minta pandangan, buka ruang Q&A. Contoh:
“Okay, siapa ada idea bernas atau kurang bernas? Semua saya terima!”
Atau buat poll ringkas, suruh angkat tangan, guna reaction emoji – hidupkan skrin.
7. Rekod & Hantar Rumusan
Tak semua sempat hadam masa live. Jadi rekod sesi (dengan izin), dan hantar rumusan ringkas ke grup atau emel selepas mesyuarat. Biar semua clear apa tindakan seterusnya.
Penutup: Mesyuarat Maya Tak Perlu Membosankan
Dengan gaya santai, persediaan rapi dan komunikasi dua hala, mesyuarat maya boleh jadi lebih efisien dari mesyuarat fizikal. Cuma kena tahu main peranan – bukan sekadar host, tapi jadi ‘pemandu’ yang tahu hala tuju.
Dan kalau semua masih tidur juga masa mesyuarat? Mungkin bukan format, tapi topik tu sendiri kena fikir semula 😄
Tiada ulasan:
Catat Ulasan